プライバシーポリシー

個人情報保護方針

平成16年6月2日
改訂 令和5年9月1日

バーチャレクス・コンサルティング株式会社
代表取締役社長 丸山勇人

バーチャレクス・コンサルティングは、「コンサルティング」「テクノロジー」「アウトソーシング」の3つを融合させたサービスを提供し、クライアント企業の顧客接点(インタラクティブ)を革新することを、会社指針に謳っております。私達は日常的に顧客の個人情報に深く接する業務を行っています。こうした中、昨今、当社と同様に顧客情報を扱う企業からの個人情報の流出事件が社会的問題となっています。当社は、これまでにも顧客情報の保護には十分注意して業務を遂行しておりますが、更に社内的に個人情報保護方針を定め、この方針に則り役員及び全従業員が、これを理解し行動を律し、また特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むことを宣言します。

1.個人情報の取得と利用と提供

当社は利用目的を明確にした上で取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。 お客さまにご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。

2.個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、個人情報の漏えい,滅失又はき損を防ぐため、必要な安全管理措置を行います。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

3.準拠法等

当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

4.問合せ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

5.個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

個人情報保護方針の内容
および個人情報に関する苦情・相談窓口
電話番号:03-3578-5300
Eメール:privacy@virtualex.co.jp
受付時間:平日午前9時〜午後6時
(年始年末を除く)

個人情報の取り扱いについて

個人情報の利用目的について

当社は、以下の利用目的に必要な範囲内において、個人情報を利用いたします。また、以下の目的以外で個人情報を取得させていただく必要が生じた場合には、その都度、取得の目的を明示します。なお、応対品質及び顧客満足度を高めるために、当社へのお問い合せ内容や当社ウェブサイトへのアクセスに関する情報を原則として、書面、音声または電子的方法で記録させていただくことがあります。

  1. 当社の営業活動における連絡及び資料等の案内のため
  2. 当社の物品・サービス調達活動の案内のため
  3. 株式管理、株式権利義務の履行および株式情報の案内のため
  4. 採用の判定、試験・面接等の連絡、採用結果の連絡・通知等、新規募集の案内、後日の事実確認等のため
  5. 当社のサービス内容、当社ウェブサイトの内容、その他のお問い合せに対応するため
  6. ダイレクトメールやEメール、および電話等により、当社の関与するイベントやセミナー、ならびにサービス(製品)に関する情報を提供するため
  7. アンケート調査のため
  8. 従業員等の雇用・福利厚生・退職等の人事管理のため
  9. 派遣先もしくは派遣元として労働者派遣法等が定める義務を履行するため
  10. 受託した業務においてお客様の問い合わせ対応、資料発送等を行なうため
  11. クラウドサービスの提供やシステム保守等の業務遂行のため
  12. システム開発等を委託する協力会社の社員の管理のため

個人情報の第三者への提供について

当社は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはいたしません。

  1. ご本人の同意がある場合
  2. 法令に基づく場合
  3. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難な場合
  5. 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  6. 利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

個人情報の委託について

当社は事業の運営上、業務の一部を外部に委託しており、委託先に対して個人情報を預けることがありますが、これらの業務委託先が当社からの受託業務遂行以外の目的で個人情報を利用することのないよう、必要かつ適切な監査を行います。

個人情報を提供されることの任意性について

当社に対する個人情報のご提供は任意ですが、必要な状況で個人情報をご提供いただけない場合は、各種サービスのご提供やお問い合わせ等の対応が出来かねる場合がございます。

ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について

当社ではWebページのアクセス情報を集計するため、お客様が当社Webページに訪問される際、Cookieを使用してアクセスログを取得しております。

クッキーとは利用者がサイトを訪れた際に、その利用者のコンピュータ内に記録されるものですが、記録される情報は個人を識別するものではありません。またアクセスログに関しては、皆様がどのような経路でどのくらい頻繁に当サイトを閲覧されているかという情報を収集するため、適切な範囲で利用しております。これらは皆様のプライバシーを侵害するものではなく、また皆様のコンピュータへの悪影響を及ぼすものではありません。

尚、ブラウザの設定でCookieを無効にする設定を行っている場合には、当社からのサービスを正常に受けられない場合があることをあらかじめご了承下さい。

クライアント企業様から受託した業務について

当社は、クライアント企業様から個人情報をお預かりして業務を実施する場合、お客様の問い合わせ対応等を行うために当該個人情報を利用し、これを適切に取り扱います。なお、通話内容の確認や応対品質の評価・研修を通して顧客満足の向上を図るために、委託元クライアント企業様のお客様との通話内容を書面、音声または電子的方法により記録させていただく場合があります。

特定個人情報の利用目的について

当社は、以下の利用目的に必要な範囲内において、特定個人情報を利用いたします。

  1. 雇用保険法に関する資格取得、資格喪失、給付等の事務手続きに使用するため
  2. 労働者災害補償保険法に関する給付、社会復帰促進事業等の事務手続きに使用するため
  3. 健康保険法、国民健康保険法、高齢者の医療の確保に関する法律に関する資格取得、資格喪失、給付等の事務手続きに使用するため
  4. 厚生年金保険法に関する資格取得、資格喪失、給付等の事務手続きに使用するため
  5. 確定給付企業年金法、確定拠出年金法に関する給付等の事務手続きに使用するため
  6. 介護保険法に関する事務手続きに使用するため
  7. 相続税法に関する退職手当等受給者別支払調書等の事務手続きに使用するため
  8. 租税特別措置法に関する法定調書等の事務手続きに使用するため
  9. 所得税法に関する法定調書、源泉徴収票の作成等の事務手続きに使用するため
  10. 内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律に関する法定調書の作成等の事務手続きに使用するため
  11. 児童扶養手当法、母子及び父子並びに寡婦福祉法、障害者総合支援法、特別児童扶養手当法、生活保護法、被災者生活再建支援金に関する事務等に使用するため
  12. 被災者台帳の作成に関する事務等に使用するため
  13. その他、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第 19 条各号のいずれかに該当し、特定個人情報の提供を受けることができる関連事務等に使用するため

保有個人データの開示請求等について

当社は、保有する個人データ(※保有個人データ)の内容が事実でない場合でご本人様より訂正のお申し出があったとき、または、第三者の利用に供している場合でご本人様より中止のご要望があったときは、当社所定の手続きに従って、個人データの訂正・利用提供の停止を行います。開示の申請は、個人情報問い合わせシートに必要事項をご記入の上、当社まで郵送してください。申請書類を受理後、改めてご連絡いたします。

個人情報問い合わせシート.pdf(7.7KB)

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

【送付先】〒105-0001 東京都港区虎ノ門4-3-13 ヒューリック神谷町ビル8階
バーチャレクス・コンサルティング株式会社個人情報に関する苦情・相談窓口
開示、訂正等のご請求手続きに関するお問い合わせやその他ご不明な点につきましては、下記の問い合せ窓口までお申し出ください。

個人情報保護方針の内容および個人情報に関する苦情・相談窓口
電話番号:03-3578-5300
Eメール:privacy@virtualex.co.jp
受付時間:平日午前9時〜午後6時(年始年末を除く)

「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の  停止を行うことのできる権限を有する個人データをいいます(個人情報の保護に関する法律第2条第5項)

安全管理措置について

当社は、個人情報の適切な管理のため、以下の安全管理措置を講じています。

  1. 基本方針の策定
  2. 個人情報の適正な取扱いを確保し、お問い合わせ等の窓口をお知らせするため、本基本方針を定めております。

  3. 個人情報の取扱いに係る規定の整備
  4. 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその責務について規定を整備しております。

  5. 組織的安全管理措置
  6. 個人情報の取扱いに関して、個人情報保護管理者を指定して、報告体制を整備しております。 また定期的な自己点検とともに、内部監査や第三者による審査を実施しております。

  7. 人的安全管理措置
  8. 個人情報の取扱いに係る秘密保持について就業規則に定め、従業者に定期的な研修を実施しております

  9. 物理的安全管理措置
  10. 取扱う情報の重要度に応じて、従業者の入退室可能なエリアを分け、入退室の記録を取得しております。また個人情報を取り扱う機器、媒体、書類の盗難又は紛失を防止する措置を講じております。

  11. 技術的安全管理措置
  12. 業務で取り扱う個人情報へのアクセス権を必要な範囲で制限しており、また個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しております。

  13. 外的環境の把握
  14. 当社では一部個人情報の保存先としてクラウドストレージサービスであるGoogle Driveを利用しております。 Google Driveについては下記のリンク先をご参照ください。

    https://www.google.com/about/datacenters/locations/?hl=ja

令和5年9月1日
バーチャレクス・コンサルティング株式会社
個人情報保護管理者 黒田 勝(経営管理本部)
電話番号:03-3578-5300
Eメール:privacy@virtualex.co.jp